Du bringst Struktur ins Chaos. Wir bringen die Projekte. 📄

Du arbeitest gerne ordentlich, denkst vorausschauend und liebst es, wenn Prozesse reibungslos laufen? Dann komm zu uns - und lass uns gemeinsam unsere Kunden dabei unterstützen, ihre Projekte erfolgreich umzusetzen. Dabei sorgst du für klare Abläufe und den richtigen Umgang mit allen Dokumenten.

Dokumenten Manager:in (w/m/d) - ab 30 Stunden

🚀 Was dich bei uns erwartet

• Dokumente im Griff: Als Teil des PMO trackst du Unterlagen, koordinierst und stellst sicher, dass die Dokumente strukturiert und vollständig im Dokumentenmanagementsystem (DMS) jederzeit und von überall verfügbar sind.
• Schnittstellenarbeit mit Überblick: Du koordinierst mit internen als auch externe Stakeholder - von Projektteams über Planungsfirmen bis hin zu Lieferanten - und sorgst dafür, dass alle gut abgestimmt zusammenarbeiten.
• Abläufe mitgestalten: Du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Dokumentationsprozesse ein.
• Souveränes Auftreten: Du bewegst dich sicher in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld - ruhig, professionell und mit klarer Kommunikation.
• Abwechslung inklusive: Für Abstimmungen oder Begehungen bist du gelegentlich unterwegs (max. 4-5x pro Jahr innerhalb der DACH-Region - mit Planung und Support).

✅ Das bringst du mit

• Eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und gutes Zeitmanagement.
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse, vor allem im Umgang mit Dokumenten und E-Mails. Gute Excel-Kenntnisse sind ein Plus.
• Du bist kommunikativ, teamfähig und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Erfahrungen aus Bereichen wie Projektmanagement, Dokumentation, Bau, Labor, oder Engineering sind ein Vorteil - aber kein Muss: Wenn du fachlich lernbereit bist, unterstützen wir dich mit einem strukturierten Onboarding und echtem Team-Backup.
• Du bringst ein gutes technisches Verständnis mit - Tools wie Lucid, DocuSign oder Power BI musst du nicht kennen, aber du solltest offen für neue digitale Lösungen sein.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

🌟 Das erwartet dich bei uns

• Gleitzeitvereinbarung & bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche - für Flexibilität, die wirklich gelebt wird
• Gemeinsame Teamevents, die wir auf Wünsche abstimmen - von gemütlich bis actionreich
• Snacks & Getränke? Selbstverständlich. Und wenn dein Lieblingssnack fehlt, kommt er auf die Einkaufsliste
• Zugang zu zahlreichen Vergünstigungen bei externen Anbietern
• Für den perfekten Ausgleich zum Arbeitstag bieten wir Zugang zum Fitnessstudio John Reed im 1. Bezirk.
• Ein offenes, unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem du Verantwortung übernehmen und dich aktiv weiterentwickeln kannst

Gehalt

Das monatliche Bruttogehalt beträgt mindestens EUR 3.016 auf Vollzeitbasis (IT-Kollektivvertrag) - mit klarer Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.

👉 klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung - mit ein paar Worten zu dir, deinem Arbeitsstil und worauf du bei der Zusammenarbeit Wert legst. Wir sind gespannt!

Über den Job

Anstellungsart

Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt

ab 3.016 EUR monatlich

Positionsebene

Berufseinstieg, Berufserfahrung

Dienstort

Wien

Berufsfelder

IT, EDV, Sonstige Berufe

Offene Stellen

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber

ProQuinn GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl

1 - 10 Mitarbeiter*innen

Standorte

Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Dienstort

• Wien

Alle Infos zur Bewerbung

Bewerbungsprozess

• Schritt 1: 1. Schritt
  Erstgespräch mit Teamleitung und HR (ggf. Geschäftsführung dabei) online via MS Teams (ca. 30-45 Minuten).
• Schritt 2: 2. Schritt
  Wenn's für beide Seiten passt: Du erhältst eine praxisnahe Aufgabe, für die du etwa eine Woche Zeit hast
• Schritt 3: 3. Schritt
  Persönliches Kennenlernen bei uns vor Ort - du präsentierst deine Lösung, und wir finden heraus, ob wir gut zusammenpassen.

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben

Ansprechperson

Clarissa Misek, BA
Human Resources
+43 676 3431 626